Як дізнатися, чи трудова книжка не «зависла» під час оцифрування

Подали трудову книжку на оцифрування, а статус місяцями не змінюється? Це не обов’язково означає, що документи загубилися або з ними виникла проблема. Розповідаємо, де перевірити статус трудової книжки та що означають позначки в системі Пенсійного фонду.

Як перевірити статус трудової книжки

За даними ПФУ, відомство продовжує переводити паперові трудові книжки в електронний формат. Документи громадяни або роботодавці можуть подавати самостійно через вебпортал електронних послуг ПФУ.

Після завантаження документів перевірити, на якому етапі перебуває їх опрацювання, можна в розділі «Мої звернення».

Ваш запасний план на будь-який неприємний випадок — кредитна картка з вигідними умовами. Обирайте у зручному каталозі на Finance.ua. 💳

Під час оцифрування можна побачити такі статуси:

«Подано» — документи завантажені та зареєстровані, але ще не почали опрацьовувати;
«В роботі» — фахівці ПФУ перевіряють документи та вносять інформацію до Реєстру застрахованих осіб;
«Виконано» — документи опрацьовані, а відомості внесені до Реєстру;
«Скасовано виконання» — документи не вдалося опрацювати.

Найбільше запитань зазвичай викликає статус «В роботі». Якщо він довго не змінюється, це ще не означає, що з документами щось не так.

Чому трудова книжка може довго бути «В роботі»

Такий статус означає, що ПФУ вже отримав документи та прийняв їх до опрацювання. Вони можуть перебувати у загальній черзі, а спеціалісти перевіряють правильність і повноту скан-копій.

Швидкість опрацювання залежить від кількості звернень, складності перевірки та необхідності додаткового опрацювання окремих записів.

Читайте також

Сьогодні спливає термін оцифрування трудових книжок: ПФ пояснили, що робити далі

ПФУ використовує дві черги — загальну та пріоритетну. У пріоритетну потрапляють документи людей, яким потрібно терміново підтвердити страховий стаж, зокрема тих, хто звернувся за призначенням або перерахунком пенсії.

Тому документи різних заявників можуть опрацьовуватися з різною швидкістю.

Якщо статус «В роботі» довго не змінюється, повторно завантажувати документи зазвичай не потрібно. Варто лише перевірити, чи подані всі сторінки трудової книжки, чи якісні кольорові скан-копії та чи добре видно записи, підписи, печатки, серію і номер документа.

Місце для вашої реклами

Якщо ж документи отримали статус «Скасовано виконання», причиною можуть бути нечіткі або неповні скани, відсутність необхідних сторінок, помилки під час завантаження чи невідповідність документів встановленим вимогам.

Раніше ми повідомляли, що до 10 червня 2026 року в Україні тривав перехід на електронний облік трудової діяльності. Саме до цієї дати громадянам рекомендували оцифрувати паперові трудові книжки. При цьому жодних штрафів за несвоєчасне подання документів не передбачено, однак у майбутньому це може створити певні труднощі.