Оцифровка трудовой книжки: кто это должен делать и как проверить

Сегодня 14:05

343

Оцифровка трудовой книжки: кто это должен делать и как проверить

В Украине идет переход от бумажных трудовых книжек на электронные. Украинцам советуют не откладывать оцифровку документов, ведь из-за несвоевременной процедуры можно потерять часть страхового стажа или задержать назначение пенсии.

Это предусматривает закон № 1217, принятый еще в 2021 году.

Как гласит закон, переход на электронный формат трудовых книжек стартовал 10 июня 2021 года. На этот процесс отвели пять лет, то есть конечный срок для оцифровки истекает 10 июня 2026 года.

Как происходит оцифровка

Сканкопию трудовой книжки для оцифровки в Пенсионный фонд Украины через веб-портал электронных услуг Фонда может предоставить как сам работник, так и его страхователь, отмечают в ПФУ.

Для этого нужно иметь отсканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, в которые записаны с оригиналов трудовой или других документов, подтверждающих стаж.

Если вас интересует быстрый заем до зарплаты, с помощью портала Finance.ua можно подобрать для себя оптимальные условия. 👛

Скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки подаются в хронологическом порядке и должны отвечать следующим требованиям:

должны быть цветными и четкими;
отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендованное разрешение при сканировании — 300 dpi);
формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

Инструкция для работодателей и работников

Чтобы работодателю внести данные о наемном работнике, нужно:

зайти личный кабинет на портале portal.pfu.gov.ua. Для этого нужно авторизоваться — с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через BankID (по номеру банковской карты) или с помощью Дія. Підпис;
далее выберите раздел «Сведения о трудовых отношениях работника». Здесь можно загрузить скан-копии бумажных документов.

Наемным работникам добавить скан-копии документов или создать электронную запись, к которой добавляются сканированные копии документов, можно в разделе «Коммуникации по ПФУ» (пункт «Сведения о трудовых отношениях»).

Где работник может узнать, оцифрована ли его трудовая книжка

После оцифровки сведения о трудовой деятельности работника отображаются в его личном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.

Информация о трудовой деятельности хранится в разделе «Электронная трудовая книжка» (на главной странице слева).

Для ознакомления с записями трудовой книжки в этом разделе необходимо выбрать вкладку «Данные ЭТК».

В закладке «Записи трудовой книжки (За СПОВ)» отображается информация о трудовых отношениях наемного работника, которая сформирована автоматически по данным отчетов работодателей (ранее за период с 01.01.1998).
В закладке «Оцифрованная ЭТК» размещены данные по результатам оцифровки сведений о трудовых отношениях в соответствии с предоставленной сканированной трудовой книжкой.
В закладке «Скан-копии трудовой книжки» размещены сканкопии бумажной трудовой книжки (предоставлены застрахованным лицом или страхователем).

Важно

В ПФУ отмечают, что в электронной трудовой книжке есть данные по основному месту работы, начиная с 2004 года. Если же трудовая деятельность началась раньше, вы можете добавить информацию об этом лично, отправив сканированные копии документов.

🎤 Новости на Finance.ua доступны и в аудиоформате — кликните на картинке в новости и узнавайте об основном за несколько минут.

На веб-портале ПФУ страховой стаж рассчитывается с 1 января 2004 года, что связано с принятием Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» № 1058-IV, который ввел понятие «страховой стаж». До этого стаж считался трудовым. Зачисление стажа до 01.01.2004 осуществляется из записей в трудовой книжке и других документов.