5327
Антон Новохатний: распространенные ошибки при создании Общего центра обслуживания
— Фондовый рынок
В предыдущих публикациях (Как именно вашей компании может помочь ОЦО и Зачем современной компании Общий центр обслуживания мы рассмотрели, что такое Общий центр обслуживания (ОЦО), опыт других государств, преимущества, классификацию, функции, которые целесообразно передавать.
Сегодняшняя статья посвящена тем, кто задумывается, рассчитывает инвестиционную привлекательность или уже находится на этапе планирования Общего центра обслуживания.
Не существует идеальных проектов, потому что проектами управляют люди, а люди время от времени делают ошибки. Несмотря на это, я рекомендую вам сделать выводы из чужих ошибок, чем учиться на собственных. Я перечислил, на мой взгляд, самые распространенные ошибки, которые могут возникнуть на ранних этапах перехода на модель управления организацией с помощью Общего центра обслуживания.
Услуги специализированных организаций как альтернатива ОЦО
Компаниям, которые рассматривают возможность создания ОЦО, перед принятием окончательного решения следует внимательно рассмотреть все альтернативные варианты. В частности, аутсорсинг, главными преимуществами которого, особенно для среднего бизнеса, является качество работы.
Аутсорсинговые компании специализируются на определенном виде деятельности и имеют значительный опыт. Также объем работы может быть слишком малым для того, чтобы нанимать штатного работника. Важно убедиться, что вы рассмотрели преимущества использования услуг сторонних специализированных организаций по сравнению с созданием ОЦО.
Отсутствие главного руководителя (директора/начальника) ОЦО на начальных этапах трансформации
ОЦО не обойтись без сильной и сплоченной команды и главного руководителя, который начинает играть определяющую роль сразу же после принятия решения о создании ОЦО. Именно он должен создать команду, которая будет отвечать за трансформацию и последующую работу ОЦО, а также обеспечить передачу знаний от старой команды новым сотрудникам.
Однако часто назначение главного руководителя откладывается на достаточно поздний этап, и в чрезвычайно важный период его обязанности выполняют проектный менеджер или временная команда. Они часто не являются специалистами в соответствующей отрасли, скорее всего, совмещают эту работу с другими обязанностями и могут не иметь практического опыта, необходимого для успешной реализации проекта. Очень важно назначить главного руководителя на начальных этапах трансформации, поскольку он должен приступить к выполнению своих обязанностей до начала работы ОЦО.
Функции, которые централизуются в ОЦО
Опыт показывает, что основная причина создания ОЦО связана с «эффектом масштаба»: когда большее количество операций может выполняться меньшим количеством сотрудников.
Однако при этом часто забывают, что ОЦО можно доверить не только механические функции, такие как: бухгалтерский учет, финансовая отчетность, управление персоналом или казначейство, но и более ответственные виды деятельности, требующие высокой квалификации, как например: бизнес-анализ, управление закупками или юридическая поддержка.
Создание ОЦО требует существенного вложения средств и времени, поэтому стоит получить от ОЦО максимальную пользу для организации.
Ограничения
Во время планирования внедрения ОЦО все сталкиваются с различными ограничениями, например: финансы, IT-инфраструктура или ограниченные человеческие ресурсы.
Однако готовность сразу же смириться с этими ограничениями, даже не сделав попытки их устранить, может оказаться именно тем фактором, в котором заключается разница между ОЦО мирового уровня и тем, который просто «работает».
Период планирования и внедрения ОЦО – лучшее время для того, чтобы детально рассмотреть ситуацию и попытаться преодолеть заметные ограничения.
Обязательно нужно проанализировать ограничения и посмотреть, нельзя ли, хотя бы на немного, выйти за пределы ограничений, которые кажутся такими жесткими. Всегда найдется возможность для инвестирования в технологии, которые позволят преодолеть ограничения.
Переходный период
В идеальном мире ОЦО возникает сразу же после утверждения руководством и перерезания красной ленты финансовым директором и начинает работать на все 100% на следующий день.
Но, к сожалению, наш мир неидеален, и переходный период неизбежен даже для идеально спланированных, продуманных и эффективных ОЦО.
Если не уделять достаточно внимания процессу первичной передачи функций, так называемому пилотному проекту, могут возникнуть серьезные проблемы как во время тиражирования, так и после него.
Переходный период – очень важный этап внедрения ЦСО. Организации тратят больше времени и усилий на планирование и дизайн, однако выделяют недостаточно ресурсов и времени на переходной период на новую модель управления организацией.
Анализ рисков
Любой проект, как создание нового ОЦО или интеграция с уже существующим, может натолкнуться на те или иные риски. Очень важно на стадии планирования идентифицировать все возможные риски, проанализировать и подготовить детальную матрицу рисков.
Например, риск потери людей, которые изначально выполняли бухгалтерские функции на местах, или риск потери опыта, истории операций и логики бизнеса, которые имели место в регионах. Отсутствие в организации контроля и управления рисками может привести к неприятным сюрпризам и ошибкам.
Анализ затрат на этапе планирования
На этапе проведения технико-экономического обоснования нужно очень тщательно рассчитать стоимость создания ОЦО. Но следует учитывать не только затраты на внедрение (консалтинг, совершенствование ERP-системы), операционные расходы по содержанию ОЦО не менее важны, например: стоимость аренды и содержание офиса, расходы на персонал, связь, транспортировку и прочие накладные расходы.
Организации часто недооценивают объем расходов на обеспечение текущего контроля, перехода на новый порядок работы и внедрение модели ОЦО.
Участие в проекте консультантов и консалтинговых компаний
Я бы не советовал вам планировать и внедрять самостоятельно модель ОЦО с чистого листа, а также без привлечения консультаций с опытными специалистами или теми, кто имеет практический опыт внедрения ОЦО (как со стороны организации, так и внешних консультантов).
К сожалению, в Украине квалифицированных консультантов можно пересчитать на пальцах одной руки. Несмотря на это, на рынке Польши и России есть достаточно много компаний, которые помогут вам во внедрении ОЦО.
Обратите внимание, что рекомендации могут выглядеть обобщенными и применить их на практике чрезвычайно сложно, поскольку каждая организация является уникальной.
Чтобы правильно организовать работу в вашем конкретном случае, вам нужно опираться на совместную работу консультантов и ваши собственные знания бизнеса.
Кроме того, очень важно понимать, что не существует универсальных методов, которые подходят всем без исключения.
Основная задача – адаптировать ОЦО к нуждам конкретной организации, а не менять организацию в соответствии с чьим-то представлением о том, как это должно работать. Выбор консалтинговой компании – очень важный этап подготовки, однако помните, что никто не знает ваш бизнес лучше, чем вы.
Продолжение следует…
Антон Новохатний, руководитель Общего центра обслуживания, Gruma EMEA
По материалам исследования SSON News and Analysis
По материалам исследования SSON News and Analysis
По материалам: Finance.ua
Поделиться новостью
