4091
Антон Новохатній: навіщо сучасній компанії Центр спільного обслуговування?
— Фондовий ринок
Сьогодні головне завдання керівника – це керування змінами, і в майбутньому вагомість цієї ролі лише зростатиме. Тим не менше, перш ніж говорити предметно про причини, цілі, переваги, недоліки та найпоширеніші помилки під час створення Центру спільного обслуговування, я нагадаю, здавалося б, про очевидні речі.
Просто пригадайте, якими були перші телефони і якими були перші автомобілі? Незграбні, великі, малофункціональні. Технічний прогрес змінив їх до невпізнання, і сьогоднішнє покоління погано пам’ятає той телефон, де треба було крутити барабан, набираючи цифри. А з перших малопрактичних повільних парових автомобілів сучасна молодь взагалі розсміється.
У всьому світі цифрові інновації призводять до серйозної перебудови багатьох процесів, і це дозволяє під новим кутом подивитися на модель управління організацією. Незважаючи на це, єдиного перекладу Shared service center на українську мову немає, дехто перекладає як “Центр спільного обслуговування”, “Єдиний центр обслуговування” або навіть “Об’єднаний центр обслуговування”.
Центр спільного обслуговування (ЦСО) – це модель функціонування організації, при якій бізнес-процеси, які повторюються чи є допоміжними, виводяться з кожного підрозділу організації і концентруються в спеціальному центрі.
У сучасному світі швидкість обміну інформацією та транспортна доступність призвела до того, що відстані перестали бути перепоною. Судіть самі, більше 75% компаній з рейтингу Fortune 500 у тій чи іншій мірі вже реалізували модель ЦСО.
Перші локальні ЦСО створювалися для оптимізації окремих функцій, насамперед, ведення бухгалтерського обліку та фінансів. Наразі простежується тенденція, коли великі організації віддають перевагу багатофункціональним ЦСО, що найбільш вигідно для багатопрофільних холдингів, фінансово-промислових груп, компаній з широким територіальним покриттям та банків.
Локальні однофункціональні центри надають одну або декілька послуг всім підрозділам організації. Останнім часом їм на зміну приходять локальні багатофункціональні ЦСО. Такий підхід до створення ЦСО досить розповсюджений у великих державах (територія та населення) як США та РФ, де перевагами є насамперед єдина фіскальна система і мова.
Що ж до регіональних ЦСО, то вони надають послуги усім підрозділам організації в межах регіону, наприклад, СНД чи Європи. Такі центри розташовують географічно близько до тієї країни, у якій ведеться основна діяльність.
Глобальні ЦСО надають послуги усім підрозділам організації незалежно від розташування, що дає максимальний ефект масштабу.
Глобальна та регіональна централізація застосовується багатьма міжнародними компаніями. Найбільш популярні знову ж такі функції, як бухгалтерський облік, управління персоналом та Кол-центри. Керування закупівлею, продажем та юридичну підтримку можна централізувати в локальні ЦСО, але досить важко в глобальних центрах. Чому? Причина, на мою думку, на поверхні: хоч мовний бар’єр грає і не ключову роль (у Євросоюзі офіційно 24 мови), проте саме мову разом з іншими культурними відмінностями треба розглядати як причину. Адже інколи нам важко знайти спільну мову з близькими людьми, що вже казати за культурну прірву і різні темпераменти народів Північної і Південної Європи.
Тож я б рекомендував звернути увагу насамперед на процеси, які легко піддаються стандартизації, можуть виконуватися дистанційно і передбачають суттєві обсяги шаблонних щоденних операцій.
Юридична підтримка і Кол-центри, як правило, передаються на аутсорсинг.
Інвестування компаній в ЦСО і централізація функцій є економічно доцільними у тих випадках, коли утримання окремих підрозділів дорого обходиться організації. Є можливість переносити центри у регіони з більш дешевою робочою силою. Зокрема, перенісши функції організації зі столиці в ЦСО, який розташований в обласному центрі, можна більш як на 20-30% скоротити витрати на фонд оплати праці співробітникам.
Друга причина – «ефект масштабу»: коли більша кількість операцій може виконуватися меншою кількістю співробітників. Це дозволяє суттєво знизити витрати за умови, що всі передані в ЦСО функції є типовими для кожного підрозділу, який обслуговується в центрі. Саме тому готовність до стандартизації переданих в ЦСО функцій є дуже важливою. У процесі переходу на ЦСО-модель організації необхідно буде пройти стандартизацію бізнес-процесів.
У попередній статті я стисло перелічив цілі, які ставить організація, створюючи ЦСО. Проте переваги залежать від самої організації і їх може бути значно більше:
- скорочення витрат на ведення бухгалтерського обліку у результаті централізації процесу;
- підвищення контролю над функціями, які передаються в ЦСО;
- стандартизація бізнес-процесів;
- зниження ризиків, що пов’язані з виконанням функцій, які передані в ЦСО;
- підвищення якості виконання функцій, переданих у ЦСО;
- зниження залежності від власних співробітників;
- покращення адаптивності до зміни у зовнішніх умовах;
- ефективна передача знань по функціях, які виконуються, і вдосконалення процесів;
- підвищення показників утилізації ресурсів;
- доступ вищого керівництва до інформації, необхідної для прийняття стратегічних рішень;
- підвищення задоволеності співробітників організації внаслідок отримання внутрішніх сервісів, які надає ЦСО;
- забезпечення прозорості затрат на виконання функцій, переданих в ЦСО.
Слід враховувати, що створення ЦСО – це завжди індивідуальне рішення конкретної організації, після прийняття якого слід переорієнтовувати модель управління організації, щоб сама компанія більше концентрувалася на розвитку центрів прибутку. А допоміжні і облікові функції були б передані ЦСО як окремій бізнес-одиниці.
Наприкінці скажу, що побудова ЦСО – досить витратний процес, реалізація якого потребує фінансових інвестицій, часу, технічної платформи і кваліфікованого персоналу.
Далі буде…
Антон Новохатній, керівник Об’єднаного центру обслуговування, Gruma EMEA
За матеріалами: Finance.ua
Поділитися новиною
