35
Как бизнесу контролировать продажи: 3 уровня сверки (инфографика)
— Личные финансы
Бизнес может принимать заказы на сайте, в соцсетях, мессенджерах или через инвойсы.
Если информация об оплате, фискализации и продаже хранится в различных системах, контролировать весь процесс сложнее: подтвержденный платеж можно вовремя не передать в работу, а возврат или чек — не отразить во внутреннем учете.
Если вам не хватает денег, то с кредитной картой вы всегда сможете больше! Выбирайте свой в специальном каталоге на Finance.ua.
Как свести продажи из разных каналов в одну систему, увязать платеж с конкретным заказом и проследить его до фактического зачисления средств пишем со ссылкой на wayforpay.com.
Какие данные следует свести в один реестр
После того как заказ связан с конкретной транзакцией, бизнесу нужна единая запись о всей продаже. Он должен позволять за несколько минут понять, откуда поступил заказ, произведена ли оплата, на каком этапе выполнения он находится и возникали ли возвраты или другие изменения.
Базовая часть такой записи:
- номер заказа;
- дата;
- канал продаж;
- контактные данные покупателя и сумма.
Канал следует фиксировать отдельно: сайт, мессенджер, соцсеть, инвойс или другой источник. Это помогает восстановить контекст продажи, если клиент обратится повторно или работнику нужно будет проверить, где именно оформляли покупку.
К этой записи прилагаются данные об оплате: идентификатор транзакции, ее статус, сумма и время проведения. В то же время, статус выполнения заказа ведется отдельно. Например, платеж уже может быть подтвержден, а товар еще ждать комплектации. Так работник видит две разные части процесса и не воспринимает успешную транзакцию как автоматически выполненный заказ.
Для операций, где это актуально, в реестре также следует предусмотреть поля для фискального чека, возврат средств и комментария ответственного работника. Если покупателю вернули часть суммы, изменился состав заказа или возникла проблема с его выполнением, эта информация остается привязанной к той же продаже.
После подтверждения транзакции, ее результат нужно передать в систему, где бизнес ведет заказ. Иначе в платежном кабинете операция уже будет иметь успешный статус, а во внутреннем учете заказ будет оставаться без обновления.
В небольшом бизнесе сигналом для последующего действия может послужить сообщение об оплате. В WayForPay можно настроить уведомления об успешных и неуспешных платежах по электронной почте, Telegram или мобильному приложению. Работник получает информацию о новой транзакции, проверяет связанный с ней заказ и передает его дальше по внутреннему процессу.
Операции вне стандартного сценария
Даже при отлаженном учете часть операций потребует ручной проверки. Это может быть транзакция, долго остающаяся в обработке, возврат без финального статуса, платеж, который не удалось сопоставить с заказом, или продажа, где один из предусмотренных этапов не завершился.
Такие случаи целесообразно отделять от основного потока завершенных операций. Для каждого из них в реестре следует фиксировать причину проверки, текущий статус, следующее действие и срок, когда к операции нужно вернуться. Например, для платежа в обработке это может быть повторная проверка статуса, а для транзакции без найденного заказа сверка номера, суммы и данных покупателя.
3 уровня сверки: заказы, чеки и выплаты
Операционная сверка
На этом уровне внутренний реестр заказов сопоставляется с данными платежного сервиса. Цель — найти разногласия между двумя источниками: успешный платеж без соответствующего заказа, заказ с отметкой об оплате без подтвержденной транзакции или разницу в сумме.
Фискальная сверка
Отдельно проверяют операции, для которых должен быть сформирован фискальный документ. Здесь нужно сопоставить оплату с соответствующим чеком, проверить сумму, а при наличии товарных позиций — их корректность. При возврате также следует убедиться, что соответствующая операция отражена в фискальном учете.
Финансовая сверка
Последний уровень — проверка фактического движения денег. Успешная транзакция подтверждает оплату покупателем, но зачисление денег на расчетный счет бизнеса производится отдельно.
Во время такой сверки данные о проведенных платежах, комиссиях и возврате сравнивают с суммами, которые бизнес ожидает получить, а затем с фактическими зачислениями по банковской выписке. Если суммы не совпадают, нужно определить какие операции сформировали разницу.
По правилам WayForPay, выплата средств, поступивших от клиентов, производится на следующий банковский день на реквизиты, указанные в настройках магазина. В выходные и праздничные дни такие выплаты не производятся.
Так три сверка закрывают разные этапы одной продажи: операционная помогает найти расхождения между заказом и платежом, фискальная — между расчетной операцией и чеком, финансовая — между проведенными платежами и деньгами, которые фактически поступили бизнесу.
По материалам: Finance.ua
Поделиться новостью
