509
Інна Соловйова: цифра — нова норма. Як електронний документообіг допомагає бізнесу
— Фінтех і Картки
Електронний документообіг — ЕДО) — не новина, словосполучення давно перестали використовувати в контексті майбутніх нововведень.
Для багатьох українських компаній переведення документообігу в цифру — звична річ. До того ж, для цього сьогодні є всі законні обставини.
Для привернення уваги більшої кількості підприємств до цифри, Міністерство цифрової трансформації навіть запустило безкоштовний освітній курс «Електронний документообіг для підприємців».
Пропоную розібратися, в чому головні переваги ЕДО і як за невеликий час йому вдалося вплинути на український бізнес.
Річ не лише в економії паперу
Перше питання, яке ставить собі кожен підприємець перед впровадженням нововведень — «Яка у цього мета? І наскільки нововведення вигідне для компанії?»
Електронний документообіг економить час на додаткові процедури в компанії, що дозволяє значно підвищити продуктивність.
Інший важливий момент полягає в тому, що легальність ЕДО регулюється Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», статтею 9 Закону України № 996 «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» та Положенням № 88 «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».
Можна зробити висновок, що використання ЕДО в українському бізнесі — новий формат стандарту, який з часом тільки посилить свої позиції.
Про базові переваги — їх багато:
- можливість підприємцем контролювати і управляти всім потоком ділової документації;
- можливість швидкого доступу до документів, оперативне внесення змін;
- ефективність в управлінні рухом документів;
- можливість всім структурам компанії працювати в єдиному інформаційному просторі, що прискорює узгодження документів і прийняття рішень;
- підвищення виконавської дисципліни і продуктивності співробітників;
- зменшення ризиків втрати документів: якщо документ з цифровим підписом — це дозволяє безпосередньо працювати з оригіналами.
З вищенаведеного списку стає очевидно, що головне завдання ЕДО — оптимізація процесів в компанії.
Електронний документообіг давно перестав бути трендом — сьогодні це спосіб прискорити діловодство і підвищити рівень захисту інформації. Адже, як ми знаємо, ще одна перевага ЕДО — це безпека і збереження документів.
Шифрування даних дозволяє запобігти спробам несанкціонованого використання інформації і знижує ваші ризики на перегляд документів третьою стороною.
Як змінюється український бізнес, використовуючи ЕДО
З важливістю переходу на ЕДО ми розібралися. Варто розглянути і реальну ситуацію з paper less на українському ринку. Ми, як компанія, яка надає послугу впровадження електронного документообігу іншим компаніям, однозначно помітили активності в цьому сегменті.
Чи можна стверджувати, що на популярність ЕДО вплинули виключно закони, що підтверджують їх легітимність? І так, і ні. Свій внесок у спрощений формат ведення документообігу зробила пандемія. Адже, навіть незважаючи на той факт, що процес впровадження ЕДО в компанії може займати місяці, ця послуга користується великою популярністю.
Приклад малому і середньому бізнесу на українському ринку подають гіганти в своїх напрямках. Так, Rozetka, Нова Пошта і Епіцентр, де щодня підписується величезна кількість документів, вже давно перейшли в цифру.
Інший приклад — торговельна мережа «Фокстрот», яка минулого року впровадила можливість електронних чеків. За рік вони видали понад мільйон електронних чеків, заощадивши при цьому понад 370 кг паперу.
Багато в чому, саме український бізнес подає приклад в прискореному переході на цифру, позаяк державний сектор більш консервативний.
Тут можна говорити про «ефект метелика», який вже не зупинити. Бізнес переходить на ЕДО, чим привчає споживача і партнерів до ведення бізнесу в цифрі.
Тим більше, показники ефективності компаній, що перейшли на ЕДО, дають про себе знати.
Чим більша компанія, тим більше в ній документів, і тим ефективнішим буде процес впровадження ЕДО. Адже якщо ФОП від економії часу на роботу з документами виграє тисячі гривень, то гіганти бізнес-індустрії — мільйони.
За той нетривалий період, коли ЕДО в Україні має всі законні права на впровадження, український бізнес мав можливість масштабуватися в рази для виходу на міжнародний ринок. Що я маю на увазі? У міжнародному форматі ведення бізнесу ЕДО — давно норма. Можна багато дискутувати про те, що ми зовсім недавно прийшли від паперу до цифри, але факт залишається фактом — це сталося.
Слідом за гігантами бізнес-індустрії в цифру переходять все більше ФОП. Повторюся, процес запущений і його не зупинити.
Впевнена, що електронний документообіг — це абсолютно логічний етап розвитку бізнесу і всього лише мала частина цифрової трансформації нашої країни.
Інна Соловйова, CEO & Founder IT-компанії Integrity Vision
За матеріалами: Finance.ua
Поділитися новиною
