1866
5 найпоширеніших помилок електронного листування
— Світ
E-mail існує вже 40 років, а активно використовується в професійному та особистому житті – 20 років. Ця технологія міцно увійшла в перелік сучасних комунікацій. Та варто констатувати, що ми все ще допускаємо прикрі помилки, коли пишемо електронні листи. Порадимо, як впоратися з найпоширенішими з них.
Використання функції “Відповісти всім”
Іноді ця, на перший погляд, корисна можливість електронної пошти, може стати причиною великих проблем. З одного боку, функція одночасної відповіді всім, хто відправив або отримав лист, може заощадити багато часу. Але, з іншого, надсилаючи лист всім адресатам, ви ризикуєте розкрити конфіденційну інформацію або навіть поставити під удар власну кар’єру. Саме тому експерти наполегливо рекомендують не користуватися кнопкою “Reply all”, а відповідати всім окремо.
Помилки побудови листів
Ми часто зовсім забуваємо про справжнє призначення листів. Вони, насамперед, повинні правильно і швидко доносити інформацію. Тому, пишучи черговий e-mail, не перевантажуйте його великою кількістю пропозицій або незрозумілих фраз. Ваша мета – все викласти по суті.
Програми
Ще одна поширена помилка при використанні електронної пошти – некоректне використання додатків до листів. Дуже часто відправник забуває прикріпити файл або надсилає не те, що потрібно. Щоб уникнути прикрої помилки, перш ніж писати “тіло” листа, прикріпіть потрібний файл. Це дозволить уникнути непотрібних неприємностей через поспіх.
Копії
Звичайно ж, ставити колег до відома про процеси, що відбуваються в компанії, важливо і потрібно, але не варто ставити в копію кожного листа адресу начальника. Ви ризикуєте підставити когось із членів колективу і втратити довіру.
Постійні перевірки
Електронну пошту багато називають справжнім ворогом продуктивності, тому що ми схильні перевіряти її практично щохвилини. Це призводить до зниження ефективності та постійного перемикання уваги. Щоб боротися з цим, встановіть на свій робочий стіл програму, що відповідає за сповіщення про нові листи. Так ви завжди будете впевнені, що не пропустили нічого важливого. Крім того, варто перевіряти пошту не більше пари раз на день.
Інна Сєвєрова
За матеріалами: УБР
Поділитися новиною
