Олена Ісаєва: внутрішнє шахрайство в компанії. Чи можна його уникнути?

Напоширенішими схемами фінансових махінацій є корупція і хабарництво, використання службового становища та маніпулювання даними бухгалтерського обліку, а також незаконне привласнення активів.

Компанії втрачають до 5% виручки на рік через внутрішнє шахрайство. Найкращий спосіб захисту від економічних махінацій співробітників – превентивний.

Шахрайство можливе в усі галузях, його жертвами можуть стати компанії будь-якого розміру. За даними KPMG, найбільш схильні до цього ризику компанії, що мають широку географічну представленість, великі виробничі підприємства і представництва міжнародних фірм. Іншими словами, чим більша компанія і більш розгалужена її структура, тим вищі шанси, що вона постраждає від шахрайських схем з боку співробітників.

Серед найбільш поширених схем шахрайства – придбання неіснуючих товарів і послуг, надання благодійної допомоги, різні виплати формально непов’язаним компаніям, а також взаємодія з держорганами через посередників, реалізація інвестиційних проектів і непрозора структура маркетингових витрат.

Відповідно, такі департаменти як маркетинг і закупівлі, а також підрозділ з продажу та інвестицій найчастіше стають джерелом шахрайства для компаній разом з діями топ-менеджменту.

В середньому проходить 18 місяців від моменту початку шахрайства до виявлення його компанією.

Причому найчастіше цей процес не є керованим. У 42% виявлення відбувається випадково – від внутрішніх інформаторів, які повідомляють на гарячу лінію. На другому і третьому місцях за обсягом розкриття порушень стоять внутрішній аудит і служба безпеки.

Однак за цей період в результаті фінансових махінацій компанія може втратити не тільки виручку і прибуток, але і репутацію, довіру клієнтів, партнерів, органів державної влади. З цих причин найефективнішим засобом боротьби з внутрішнім шахрайством є його попередження.

Три основні етапи для боротьби з шахрайством

Кожна компанія виробляє свій набір практик, спрямованих на попередження шахрайства. Ми рекомендуємо клієнтам KPMG вибудувати три основні компоненти захисту від зловживань.

Компонент перший – ефективні процедури контролю

Це означає, що компанія повинна створити процедури, які будуть забезпечувати перевірку як кандидатів на працевлаштування, так і контрагентів, здійснення постійного внутрішнього контролю, а також створити інструменти, що забезпечують економічну безпеку і проведення внутрішніх розслідувань.

Якщо ви не знаєте з чого почати, проведіть первинний аналіз і зрозумійте, в яких операційних функціях бізнесу потенційно може статися крадіжка. Оцініть рівень цих ризиків і ефективність існуючого контролю.

Відмовтеся від використання готівки і подвійної бухгалтерії в компанії, автоматизуйте по можливості фінансові операції. Якщо цей механізм упроваджений правильно, він стане вашим надійним захисником перед такими ризиками.

Компонент другий – навчайте персонал

При особистому спілкуванні на нарадах і корпоративних зустрічах пояснюйте співробітникам важливість етичного ведення бізнесу, транслюйте позицію керівництва щодо корупції та шахрайства. Проводьте внутрішні тренінги для співробітників по темі етичних практик і карайте тих, хто став ініціатором шахрайства.

Якщо ви будете робити це регулярно, етична поведінка компанії стане частиною корпоративної культури, а це один з головних кроків для управління ризиками шахрайства.

Компонент третій – окрема служба по боротьбі з економічними злочинами

Дуже важливо, щоб у компанії був виділений окремий департамент, в зону відповідальності якого буде входити контроль за діяльністю компанії. Найчастіше таким органом є служба внутрішнього аудиту.

Важливо, щоб до цієї служби входили фахівці різних профілів: бухгалтери, ІТ-фахівці, при необхідності – профільні експерти.

Необхідно забезпечити ефективну взаємодію співробітників даного департаменту з юридичним і HR-підрозділами.

І наостанок. Забезпечити стовідсотковий захист від корпоративного шахрайства неможливо. Але якщо ви будете діяти на випередження – враховувати специфіку регіону і локальних бізнес-практик разом із впровадженням внутрішнього контролю – це допоможе вам вийти на якісно новий рівень ведення бізнесу і мінімізує ризики втрати частини прибутку через шахрайство співробітників.

Олена Ісаєва, Директор департаменту управління ризиками КPMG в Україні