2093
Оксана Ферчук: 7 причин позбутися паперових документів до кінця року
— Фінтех і Картки
Гори паперів, тонни архівів, тисячі договорів — реальність практично кожної компанії. Однак багато підприємців змінюють цю реальність, позбуваючись паперу і переходячи на електронний документообіг. Якщо ви досі роздруковуєте і вручну ставите печатки на документах, саме час перевести все в онлайн, і ось чому.
Причина 1. Це підвищить ефективність бізнесу
Цифрові бізнес-процеси — мрія будь-якого керівника. Чому? “Аналоговий” процес друку документів, підписання, упакування в конверти, як це не смішно — наклеювання марок, відправлення поштою — реалії 99% наших бізнесів. Навіщо витрачати на це час, гроші і людські ресурси, якщо будь-які первинні документи українського підприємства можуть бути підписані з допомогою ЕЦП (електронного цифрового підпису) і відіслані вашим партнерам протягом хвилини?
Навіщо примушувати клієнта чекати підписання договору тиждень, якщо це можна зробити за кілька хвилин? І почати надавати послуги або відвантажити товар моментально! І тут же отримати оплату.
Замість рутини з паперами, ваші співробітники зможуть зайнятися завданнями, що дійсно створюють додану цінність для клієнта.
Причина 2. Це зменшить ваші витрати
Перехід на електронні документи означає, що бізнес більше не закуповує папір для друку первинних документів, не витрачає гроші на оплату поштових послуг, подовжує термін життя офісної техніки, звільняє своїх співробітників від механічної нудної роботи для більш інтелектуальних завдань. Немає необхідності утримувати й обслуговувати “паперовий” архів. Економія адміністративних витрат при переході на електронний документообмін становить в середньому 70%. Ці гроші краще спрямувати на розвиток бізнесу. Можливо, ваші конкуренти вже роблять це.
Причина 3. Клієнти чекають від вас зручних, цифрових рішень
Сучасні клієнти віддають перевагу сервісам і продуктам, якими зручно користуватися. Вони вже готові до використання цифрових хмарних сервісів у бізнесі та повсякденному житті. Їх навчили хмарні CRM-системи, поштові сервіси, хмарні дата-центри — ви можете продовжити самі. Кожне підприємство в Україні використовує ЕЦП. А до кінця року, можливо, індивідуальний ЕЦП отримає і кожен мобільний клієнт, а значить кожен платоспроможний українець. Не пропустіть цей тренд.
Причина 4. Тепер це просто
Сервіс електронного обміну документами — не новина, ця технологія працює вже другий десяток років, законодавча база для його роботи в Україні існує з 2003 року. Чому інтерес до електронного обміну документами “вибухнув” саме зараз?
Причин багато: масове поширення цифрових технологій, повсюдний доступ до інтернету, підвищення конкуренції. Однак найважливіше — з’явилися недорогі і зручні SaaS (software as a service) сервіси, які коштують дешево і впроваджуються на підприємстві швидко. Ті самі підривні інновації. А раз сервіс стає простим і доступним — він стає масовим, ним може користуватися і великий бізнес, і приватний підприємець. Кожному бізнесу це буде по кишені, будь-який бізнес зможе вибрати рішення, яке відповідає рівню його розвитку ІТ-інфраструктури.
Причина 5. Це надійно
Збереження електронних документів вище, ніж у “паперових”. Електронні документи розподілено зберігаються “в хмарі”, їх неможливо “вилучити” або втратити. Але до них можна отримати доступ в будь-який момент з будь-якого комп’ютера, підключеного до мережі Інтернет.
Достовірність електронних документів на порядок вища від паперових версій. Обробляючи тисячі документів на місяць, ваш бухгалтер навряд чи звіряє кожен підпис і замовляє експертизу підпису партнера для кожного документа. А при електронному підписі сервіс однозначно ідентифікує особу, що підписала документ, та перевіряє, чи належить ЕЦП підписувача підприємству, з яким ви підписуєте документ. А ще перевіряє валідність ЕЦП онлайн і ставить точну мітку часу підписання документа.
Причина 6. Це законно
Електронний документ, підписаний у відповідності з вимогами законодавства, має таке ж значення, що і паперовий документ.
Вся первинна документація може вестись і зберігатися як у паперовій, так і електронній формі. Про це йдеться в законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” і в законі “Про електронний цифровий підпис”.
За останні кілька років ДФСУ (Державна Фіскальна Служба України) суттєво допомогла просуванню електронних документів в український бізнес. Зобов’язавши підприємства подавати звітність в електронній формі, ДФСУ навчила українських бухгалтерів не боятися електронних документів і користуватися ЕЦП. Все що нам потрібно — це зробити наступний крок і перевести в електронну форму всі первинні документи.
Причина 7. Електронні документи — це прозорість і зниження корупції
Електронні документи, порядок обміну та зберігання в електронному вигляді — це чітка відповідальність кожного співробітника за свої дії. Адже “цифра” дозволяє фіксувати всі події. Коли і ким створений документ, коли підписаний, кому відправлений, які коректування або коментарі до документу виникали в процесі. Ви будете володіти повною інформацією та управляти процесом. Прозорість і чіткість з’явиться не тільки у вашому бізнесі, але і у взаємовідносинах з партнерами, державою. Зникнуть коментарі недобросовісних контрагентів “а ваші акти ще не прийшли”, “документи загубилися – надішліть ще раз”.
Якщо документи створюються та зберігаються в електронному вигляді — немає необхідності у виїзних перевірках податкових органів. Перевірки можуть проходити у віддаленому режимі, за допомогою спеціального ПЗ, що виключає “людський фактор” і знижує корупційні ризики. Мені здається, це прекрасна перспектива.
Оксана Ферчук, керівник онлайн-сервісу обміну документами “Вчасно”
За матеріалами: Finance.ua
Поділитися новиною
