Перший пішов. Як АП переводили на електронний документообіг


Перший пішов. Як АП переводили на електронний документообіг

Першою державною установою, де було запроваджено безкоштовну систему електронного документообігу (СЕД) Адміністрації Президента, став Державний науково-технічний центр з ядерної та радіаційної безпеки. На це пішло два роки і майже 40 тис. дол. – вартість “заліза” і допоміжного програмного забезпечення. Слідом СЕД впроваджує Нацрада з питань телебачення і радіомовлення. Ще понад 150 держорганів цікавляться системою.

АП за завданням президента почала розробляти власну СЕД ще в серпні 2014 року. У лютому 2015 року її ввели в дослідну експлуатацію.

Зараз більше 500 співробітників АП щодня користуються системою.

“Ми провели тестування, і тепер рівень застосування СЕД є частиною особової справи співробітників АП. Це навичка сучасних держслужбовців”, – пояснює заступник голови Адміністрації Президента Дмитро Шимків.

СЕД дає змогу аналізувати бізнес-процеси, шукати документи, ухвалювати ефективніші рішення, зберігати всі документи в одному місці.

Система являє собою програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом, але міняти цей код чи створювати на його основі інші програми мають право тільки органи державної влади.

“Це серйозна інвестиція держави. Те, що створено одним органом влади, має бути доступне іншим держструктурам безкоштовно”, – говорить Шимків.

Усе просто

Партнерство АП з науково-технічним центром з ядерної та радіаційної безпеки щодо впровадження СЕД почалося в березні 2016 року після дворічної підготовки. За словами директора центру Ігоря Шевченка, в 2014 році у структури не було і натяку на СЕД, а IT-платформа перебувала в зародковому стані.

“Ми знайшли людину, яка сприйняла нашу ідею. Вона сформувала команду і приступила до аналізу можливостей нашої IT-платформи. Вони не вражали. Тоді ми взялися за розробку стратегії розвитку IT-платформи.

Проаналізували безліч українських рішень, вивчили досвід зарубіжних колег і зупинилися на рішенні Microsoft SharePoint”, – говорить Шевченко.

Центр придбав за 7 тис. дол. апаратний сервер і за стільки ж – сервер SharePoint. Купив 200 ліцензій для користувачів SharePoint, кожна без урахування пільг коштує 120 дол. На початок 2015 року центр був готовий до впровадження СЕД.

Про те, що розробкою СЕД займається АП, у держцентрі дізналися випадково з інтернету. “Керівник IT-команди написав електронного листа Шимківу, він переадресував його своїй команді, нас запросили. Із цього все і почалося. Насправді все просто, аби було бажання”, – стверджує Шевченко.

Команда розробників Адміністрації Президента навчила кількох людей центру особливостям установки системи на підприємстві. Весь процес впровадження, випробування і адаптації СЕД зайбрав два місяці.

Зараз підтримкою системи займаються чотири людини, з них двоє – студенти. Всього систему використовують 200 осіб, в тому числі співробітники одної з двох філій – харківської. У найближчі два-три тижні СЕД планують запустити у філії Славутича.

На теперішньому етапі електронний документообіг працює в режимі дослідно-промислової експлуатації, паралельно з паперовим. Мета такого підходу – виявити недоліки СЕД і адаптації персоналу до нових умов роботи.

Довгострокова інвестиція

За словами Шевченка, система відкриває нові можливості. З одного боку – зводить до мінімуму використання паперу. З іншого – дозволяє підвищити ефективність підприємства. Вона містить великий блок аналітики.

З його допомогою можна оцінити завантаження кожного відділу і кожного співробітника, щоб у подальшому перерозподілити людські та часові ресурси залежно від складності й важливості завдань.

Шевченко прямо говорить, що не знає, коли інвестиції центру в IT-платформу і СЕД окупляться в прямому сенсі цього слова. Він оцінює ці проекти як довгострокову інвестицію, яка допоможе знайти ефективнішу організаційну структуру підприємства.

Найближчим часом директор центру планує створити портал знань. Його основним завданням буде передача досвіду людей, які створювали ядерні установки і вміють їх безпечно експлуатувати.

“Наша робота дуже наукомістка. Люди, які стояли біля витоків створення 15 атомних блоків в Україні, старіють. Якщо вони не передадуть знання, наступним поколінням буде важко забезпечувати ядерну та радіаційну безпеку”, – пояснює голова Держінспекції ядерного регулювання Сергій Божко.

Підприємство також має намір повністю перевести на платформу Microsoft SharePoint всі свої бази даних і сайт. У планах – створення системи автоматичного моніторингу управління господарським комплексом підприємства. Паралельно ведуться роботи з посилення кібербезпеки.

Ще Держцентр ядерної безпеки отримав статус партнера команди АП і тепер виступає в ролі інтегратора СЕД. Першим замовником послуг центру зі встановлення та налагодження СЕД стало підприємство Держатомрегулювання.

Всеволод Некрасов

  • i

    Якшо Ви помітили помилку, виділіть необхідну частину тексту й натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити про це нам.

Також з цієї теми: Казна та Політика
Дивись також
Сервіс підбору кредитів
  • Надішліть заявку
  • Дізнайтесь про рішення банку
  • Підтвердіть заявку та отримайте гроші
грн
Замовити кредит онлайн
В Контексті Finance.ua