Анна Комарова: вибір цифрової каси. Три основні кроки

З серпня 2020 року в Україні дозволено використовувати в якості реєстраторів розрахункових операцій (РРО) спеціальні програми, які встановлюються на будь-який гаджет.

Крім продукту від Державної податкової служби, на ринку є багато комерційних провайдерів програмних РРО. Але як не зробити помилку при виборі і швидко почати видавати чеки?

Крок 1. Виберіть провайдера

Для того щоб робота з цифровою касою була максимально ефективною, поставтеся до вибору сервісу вкрай відповідально. Є обов’язковий чек-лист критеріїв, який вам необхідно перевірити у потенційного партнера.

Поцікавтеся, чи завжди буде доступ до роботи ПРРО. Якщо зникне Інтернет, чи продовжить каса видавати чеки?

По мережі відбувається зв’язок вашої програмної каси з фіскальним сервером податкової. Саме туди передається інформація про кожен виданий чек. Або, наприклад, Інтернет є, але немає відповіді від сервера податкової або центру сертифікації ключів, який видав вам ключ підпису.

Якщо ваш ПРРО не здатний працювати в такому режимі, так званому офлайн, то елементарно ви просто не зможете продавати.

Друге важливе питання провайдеру: як він буде використовувати ваш електронний підпис (кваліфікований або вдосконалений електронний підпис, КЕП/УЕП. — ред.).

Він необхідний вам для реєстрації та роботи з касою. По суті це ваш ідентифікатор. Крім вас цифровий ключ ніхто не повинен використовувати або зберігати у себе.

Якщо у провайдера робота з підписом організована так, що ви повинні передати її кудись, то відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» відбувається компрометація ключа, і підпис вважається недійсним. І чеки, видані з порушенням, також можуть визнати недійсними.

Ще з’ясуйте, які способи передачі чека клієнту підтримує сервіс. Так, поки по-старому покупці звикли отримувати паперовий чек. Але в тренді бізнес без паперу. І чим раніше ви зможете запропонувати клієнтам альтернативні варіанти, тим інноваційніше в їхніх очах будете виглядати.

Оптимально, якщо ваша цифрова каса зможе передавати чек у вигляді посилання в будь-який месенджер, по електронній пошті або sms. Або клієнт зможе сканувати QR-код з чека на екрані гаджета, на якому встановлена каса.

Крок 2. Зіставте ваші потреби і можливості сервісу

Паралельно з вибором провайдера оцініть потреби вашого бізнесу, які повинна закривати цифрова каса.

• Скільки чеків щодня ви плануєте видавати?

• Яке управління касами вам потрібно?

• Чи збираєтеся відкривати нові магазини?

• Чи є у вас необхідність об’єднувати облікову систему (фронт-офісну або CRM-систему) з касою. Або у вас немає облікової системи, але ви розумієте, що вона вам вже потрібна?

Зіставте цю інформацію з можливостями провайдера. З якими обліковими системами він може працювати — чи є ваша в їх числі чи нема. Наскільки для вас критично, якщо нема, і які альтернативи вам пропонують. Або у вас невеликий обсяг чеків — і ви можете обійтися без облікової системи…

Чим більш гнучкий сервіс ви виберете, тим ефективнішою для вашого бізнесу буде робота з касою.

Наприклад, якщо ви налаштуєте інтеграцію вашої облікової системи з обраним ПРРО, а потім з’ясується, що він не працює офлайн або не дотримано всіх необхідних юридичних вимог, ви зіткнетеся з проблемами і додатковими витратами.

Або, припустімо, клієнти захочуть отримувати електронний чек у вашому або іншому додатку, а провайдер так не може. Ви витратите додатковий час і гроші, щоб все виправити.

Крок 3. Визначтеся з бюджетом на ПРРО

Хороша новина: який сервіс ви б не вибрали, електронні чеки все одно вам обійдуться в 2−3 рази дешевше, ніж звичайні.

Щоб встановити традиційний касовий апарат, вам доведеться витратити в середньому 5−7 тис. грн на купівлю одного пристрою. Плюс ще в середньому 200−300 грн — на його щомісячне обслуговування. А якщо вам потрібна не одна каса, то це вже десятки тисяч гривень.

А з ПРРО все набагато дешевше — в середньому може вийти до 150 грн на місяць за одну касу. І немає витрат на купівлю обладнання.

Зіставте кількість чеків, які плануєте видавати, і вартість роботи з касою від обраного провайдера — за місяць і за рік.

Дізнайтеся, чи є безкоштовний варіант у сервісу, якщо у вас відносно небагато чеків.

На ринку існують пропозиції, коли до певної кількості чеків провайдер надає вільний доступ. Або другий варіант: можливість тестувати продукт фіксований період без оплати.

Зареєструйтеся в сервісі, який пригледіли. Деякі провайдери надають можливість видати чек, використовуючи тестові ключі від Державної податкової служби. Це ще одна перевага ПРРО перед звичайною касою — її складно і затратно замінити після купівлі на відміну від сервісу програмної каси.

Переконайтеся, чи зручно вам працювати. Чи видаються чеки в офлайн-режимі. Якщо вас щось не влаштовує, обговоріть з провайдером можливість виправлень.

Але, якщо він не «проходить перевірку» за основними критеріями, — робота офлайн, законне використання електронних ключів і різні способи передачі чека клієнту — шукайте іншого.

Анна Комарова, керівник сервісу «Вчасно.Каса»