5571
Microsoft Dynamics NAV – реальна альтернатива 1С
— Фондовий ринок
Президент України Петро Порошенко 15 травня підписав указ, яким ввів у дію рішення РНБО від 28 квітня 2017 року «Про застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів (санкцій)». І якщо пересічних громадян збентежила заборона на користування звичними соціальними мережами, то представники бізнесу зацікавилися, як працювати далі, оскільки під заборону підпадає такий популярний софт, як 1С. Попри дорікання про те, що такі санкції призведуть до серйозних негативних наслідків, альтернатива програмі є – це Microsoft Dynamics NAV. Дана система вже добре зарекомендувала себе на міжнародному ринку, оскільки охоплює не тільки бухгалтерський і податковий облік на підприємстві, а також продажі, закупівлю, логістику, виробництво, управлінський облік будь-якої складності. Українські фахівці провели її тестування і готові поділитися результатами.
Особисте чи загальне
Наразі облік на підприємстві автоматизується або купівлею готового софту або створенням власного, прописаного під конкретні потреби компанії. Кожен зі способів має як переваги, так і недоліки.
1. Доступність. Бухгалтерські програми широкого розповсюдження можна легко придбати, ціна на них, як правило, фіксована, а опанувати програму допоможуть численні курси. Розробка власного софту – це більша вартість, і такі продукти часто важко синхронізувати з іншими програмами.
2. Відповідність потребам компанії. Широке розповсюдження не передбачає адаптацію під специфіку конкретного підприємства, потребує додаткових – іноді чималих – видатків на пристосування, тому власно створені програми іноді є кращим вибором.
3. Безпека інформації. Як, наприклад, із випадком 1С, його власники залишаються невідомими, а отже уся інформація, яку компанія довіряє цій програмі, може стати відомою третій стороні. Створена під власні потреби програма захистить інформацію набагато краще, але, знову ж таки, коштуватиме вона набагато дорожче, ніж софт загального користування. До того ж, створення такої програми на персональне замовлення часто призводить до того, що компанія стає заручником ситуації і буквально залежить від виконавців, які написали таку програму.
Але облік на підприємстві не обмежується первинними бухгалтерськими документами і рахунками. Це – складна система управління, звітності та контролю господарської діяльності в цілому. Саме така інформація дозволяє керівникові аналізувати результати і стратегічно планувати функціонування компанії на майбутнє. Такий обсяг робіт не кожній бухгалтерській програмі під силу.
Microsoft Dynamics NAV з такими завданнями впорається легко.
Дієва альтернатива
Microsoft Dynamics NAV – програмний продукт, який розроблений компанією Microsoft дозволяє здійснювати комплексне управління ресурсами підприємства.
Таке рішення підійде для середнього і великого бізнесу, тим, у кого, справді є потреба одночасно обробляти і аналізувати велику кількість операцій.
Про якість програми говорить не лише ім’я компанії розробника, але і багато років її використання великими компаніями як за кордоном, так і в Україні. Microsoft Dynamics NAV з’явився на ринку нашої країни у 2001 році. Компанія Innoware адаптувала програму для наших законодавчих вимог і зручного використання. Це дозволяє вести бухгалтерський і податковий облік безпосередньо в Microsoft Dynamics NAV, користуватися усіма функціональними можливостями системи.
Чому програма популярна на міжнародному ринку? Бо Microsoft Dynamics NAV відрізняється високою якістю і – найголовніше – гнучкістю, тобто можливістю налаштувати програму одночасно і під корпоративні потреби клієнта, і під чинне локальне законодавство.
Окрім того, такій системі довіряють міжнародні інвестори і аудитори. Це досягається завдяки спеціальним функціям – аудиторському сліду, і неможливості безслідно видаляти операції, що забезпечує достовірність даних.
Цією програмою користуються і керівники підрозділів, і менеджери, і самі бухгалтери. Як це відбувається на практиці, покажемо на прикладі закупівель і продажів товарів/послуг.
Цією програмою користуються і керівники підрозділів, і менеджери, і самі бухгалтери. Як це відбувається на практиці, покажемо на прикладі закупівель і продажів товарів/послуг.
Закупівлі: планування і проведення
Для виробничих підприємств закупівля сировини і матеріалів – найважливіша умова забезпечення їхньої діяльності та розумного використання коштів. Таке ж правило можна застосувати і до решти компаній, які так чи інакше пов’язані із закупівлями. Керувати цим процесом на усіх етапах дозволяє Microsoft Dynamics NAV.
Для початку роботи у Microsoft Dynamics NAV створюється новий документ – Замовлення на покупку. В нього вносяться усі необхідні дані: про постачальника, товари/послуги, щодо яких плануються закупівлі, ціна та кількість. Зручності користуванню програмою додає зрозуміла статистика відносин із кожним партнером: дати та суми проведених передплат, своєчасність виконання зобов’язань постачальником, кількість замовлень та усі розрахункові операції. Якщо за умовами потрібно провести передплату, в цьому документі це також можна зазначити.
На основі Замовлення на покупку формуються первинні бухгалтерські документи. Крім того, отримавши таку детальну інформацію, керівник зможе оперативно прийняти рішення, дозволити чи заборонити проведення закупівлі. Ці дані автоматично надсилаються директорові (керуючому процесом закупівель) електронним листом. Такий детальний підхід заощаджує час топ-керівництва, оскільки їм вже не потрібно шукати десь додаткову інформацію про постачальника – вона уся є у листі. Також у листі зазначено цифри, які директор може співставити з запланованим бюджетом витрат і на основі цього прийняти зважене рішення, – розповідає Таїсія Бондар, операційний директор Innoware.
Якщо вся отримана інформація влаштовує керівника, він може підтвердити Замовлення і надати дозвіл на перерахування передплати (у разі потреби). Створений і проведений платіж заноситься до Журналу платежів.
Використання системи просте на кожному етапі. Бухгалтеру лише потрібно занести відповідні розрахункові дані постачальника у рядок Журналу. Щойно оплата пройшла, натиснути кнопку «Облік», аби операція була занесена у систему. На підставі такого обліку усі рухи коштів можна легко відстежити у Головній Книзі, Книзі операцій щодо конкретного постачальника тощо. Тож, якщо у керівника, фінансового директора або менеджера із закупівель виникатимуть запитання по операціях, кожен з них матиме вільний доступ до зручного списку проведених передплатних і кінцевих платежів. Адже через систему здійснюється і остаточна сплата за доставлені товари або послуги.
Коли товар за цим Замовленням отримано, на підставі Замовлення в електронному вигляді створюється Облікова прибуткова накладна закупівлі.
Для зручності користування передбачена закладка – Книга обліку операцій за товарами. У книзі операцій можна знайти конкретні дані про певного постачальника за весь час співпраці із ним.
Microsoft Dynamics NAV надає можливість бухгалтерам працювати у звичному інтерфейсі. Для цього в розділі «Операційна Бух. Звітність» можна створити оборотно-сальдову відомість. Зручна робота із документом – запорука швидкого виконання необхідних операцій.
Ще один важливий елемент закупівель – можливість за потреби розірвати угоду та повернути товар постачальнику. Наприклад, товар не відповідає необхідним характеристикам. Завдяки новій програмі відпадає необхідність починати усе спочатку. Достатньо відкрити документ Замовлення, на підставі якого була здійснена поставка, та зробити там накладну на повернення. Принцип дії аналогічний: створюється накладна, відправляється для підтвердження керівникові або відповідальній особі/особам, після отримання затвердження документ обліковується у системі та закріплюється у Головній Книзі та журналі певного постачальника.
З Microsoft Dynamics NAV спрощується і така процедура, як переміщення придбаних товарів між підрозділами. В електронному вигляді однією кнопкою створюється Замовлення на переміщення. Вказавши необхідні дані, його відправляють на затвердження керівнику або матеріально-відповідальним особам. Потім так само слід натиснути кнопку «Облік» – і операція внесена в систему. Тут можна відслідковувати не лише запаси, місце їхнього розташування, але й відповідальних осіб.
Так само легко додати в систему дані про списання запасів або про їхнє використання у поточній діяльності підприємства. Для цього створюються або Акти списання або накладна-вимога на відпуск. А далі документ можна так само швидко затвердити, провести та роздрукувати за необхідності.
Продаж: планування та проведення
Якщо все зрозуміло із здійсненням процедури закупівель, то з продажем товарів і послуг питань також не виникне. Система Microsoft Dynamics NAV працює тут за аналогічним алгоритмом.
Отже, спочатку треба створити нове Замовлення на продаж і зазначити планову ціну. Плюсом є те, що вже на стадії створення такої заявки менеджер побачить, чи є товар на складі, чи у достатній кількості. Електронне повідомлення надсилається керівникові для вивчення інформації і затвердження або відхилення. У разі, якщо все влаштовує, Замовлення отримує підтвердження, натисканням кнопки «Облік» заноситься до системи і стає основою для здійснення господарських операцій. Система дає можливість співпрацювати із постачальниками у зручному форматі: або занести дані про необхідність передплати, її здійснення, або прострочення виконання своїх обов’язків покупцем, або відвантаження без передплати тощо. Подивитись історію всіх операцій можна у Головній Книзі.
Підзвітні особи
Microsoft Dynamics NAV спрощує взаємодію керівництва з персоналом. Якщо виникає потреба доручити працівнику самостійно закупити товари чи послуги, видавши необхідні кошти, або відправити у відрядження, треба лише завести спеціальну картку підзвітної особи.
Тут будуть обліковуватись як самі підзвітні особи, так і видані їм кошти, дані про необхідність відшкодування витрат власними коштами тощо.
Принцип дії вже відомий. На заведену картку створюється платіж, який має підтвердити керівник. Після цього бухгалтерія переводить кошти, а розрахункова операція обліковується у системі.
Після завершення підзвітною особою певних дій (придбала товари чи послуги, повернулася з відрядження тощо) можна створити авансовий звіт.
І знову по такому ж простому зрозумілому сценарію: авансовий звіт затверджує керівник, бухгалтер заносить до обліку підприємства придбані товари чи послуги у прибуток, понесені витрати – у видатки. Звіт зберігається в електронному вигляді, але в будь-якому випадку, за потреби його можна буде роздрукувати.
Зовнішній вигляд такого роздрукованого документу буде повністю відповідати всім вимогам до форми та реквізитів авансового звіту, які будуть актуальні на дату його створення.
Зовнішній вигляд такого роздрукованого документу буде повністю відповідати всім вимогам до форми та реквізитів авансового звіту, які будуть актуальні на дату його створення.
Більш цікавим є питання коректного обліку видатків на часті відрядження працівників. Це і різні валюти, і недопущення прострочення авансових звітів, і отримання чи перерахування необхідних коштів. Це дуже і дуже трудомісткий процес, помилок у якому допускати не можна в жодному разі. Яскравим прикладом компанії, для якої важливо правильно вести облік відряджень може бути авіакомпанія або компанія з мережею офісів по всьому світу, співробітники якої часто подорожують. Microsoft Dynamics NAV дозволяє обробляти велику кількість операцій, при цьому сприяючи зниженню помилок, що можуть бути допущені працівниками. Саме тому, цю систему обирають керівники великих і середніх компаній.
Окрім дуже простого створення документів на відрядження та пов’язаних із цим витратних актів, система дозволить максимально автоматизувати даний процес. Так, у бухгалтерів буде можливість формувати і надсилати до клієнт-банку відомість на перерахування коштів на підставі затвердженого плану поїздок, виконувати розрахунок добових за нормою, встановлених державою, і паралельно за сумою добових, визначених для підприємства, а також відображати суму перевищення виплаченої суми над нормою як базу для нарахування ПДФО.
Резюме
У рамках однієї, навіть дуже детальної статті неможливо охопити і розповісти про все, що вміє Microsoft Dynamics NAV. За її допомогою можна вести облік каси і коштів на рахунках у банку, необоротних активів, складати звітність (податкову, фінансову й управлінську) тощо. І все це робиться за простим і зрозумілим алгоритмом.
Система оптимізує не лише сам облік і документообіг, а й дозволяє зручно оперувати великими масивами інформації без потреби відкривати декілька програм чи документів одразу. Будь-яка потрібна операція буде виокремлена, і бухгалтер чи керівник отримає повну історію з цифрами та актами.
До переваг даного продукту можна віднести широку функціональність, що відповідає потребам великого та середнього бізнесу, можливість швидкого доопрацювання під конкретні потреби підприємства, високий рівень безпеки усіх даних та операцій, зручний контроль за усіма змінами, які вносяться у документи, багатозадачність. Microsoft Dynamics NAV – це зручний і простий інструмент для бухгалтерів і керівників підприємств, які бажають тримати усе під контролем.
Програму можуть встановлювати як підприємства, які щойно починають свою діяльність, так і ті, які користувалися іншими продуктами, але вирішили змінити підходи до обліку задля підвищення його ефективності та у рамках заходів з інформаційної безпеки.
За можливість протестувати програму ми вдячні компанії Innoware.
За матеріалами:
Поділитися новиною
