5327
Антон Новохатній: найпоширеніші помилки при створенні Центру спільного обслуговування
— Фондовий ринок
У попередніх публікаціях (Як саме вашій компанії може допомогти ЦСО та Навіщо сучасній компанії Центр спільного обслуговування ми розглянули, що таке центр спільного обслуговування (ЦСО), досвід інших держав, переваги, класифікацію, функції, які доцільно передавати.
Сьогоднішня стаття присвячена тим, хто замислюється, розраховує інвестиційну привабливість, чи вже перебуває на етапі планування Центру спільного обслуговування.
Не існує ідеальних проектів, тому що проектами керують люди, а люди час від часу роблять помилки. Незважаючи на це, я рекомендую вам зробити висновки з чужих помилок, ніж вчитися на власних. Я перерахував, на мою думку, найпоширеніші помилки, які можуть виникнути на ранніх етапах переходу на модель управління організацією за допомогою Центру спільного обслуговування.
Послуги спеціалізованих організацій як альтернатива ЦСО
Компаніям які розглядають можливість створення ЦСО, перед ухваленням остаточного вирішення варто уважно розглянути всі альтернативні варіанти. Зокрема аутсорсинг, головними перевагами якого, особливо для середнього бізнесу, є якість роботи.
Аутсорсингові компанії спеціалізуються на певному виді діяльності та мають значний досвід. Також обсяг роботи може бути надто малим для того, щоб наймати штатного працівника. Важливо переконатися, що ви розглянули переваги використання послуг сторонніх спеціалізованих організацій в порівнянні із створенням ЦСО.
Відсутність головного керівника (директора/начальника) ЦСО на початкових етапах трансформації
ЦСО не обійтись без сильної та згуртованої команди та головного керівника, який починає грати визначальну роль відразу ж після ухвалення рішення про створення ЦСО. Саме він повинен створити команду, яка буде відповідати за трансформацію та подальшу роботу ЦСО, а також забезпечити передачу знань від старої команди новим співробітникам.
Проте, часто призначення головного керівника відкладається на досить пізній етап, і у надзвичайно важливий період його обов’язки виконують проектний менеджер або тимчасова команда. Вони часто не є фахівцями у відповідній галузі, швидше за все поєднують цю роботу з іншими обов’язками та можуть не мати практичного досвіду, необхідного для успішної реалізації проекту. Дуже важливо призначити головного керівника на початкових етапах трансформації, оскільки він повинен розпочати виконання своїх обов’язків до початку роботи ЦСО.
Функції, що централізуються в ЦСО
Досвід показує, що основна причина створення ЦСО пов’язана з «ефектом масштабу»: коли більша кількість операцій може виконуватись меншою кількістю співробітників.
Проте при цьому часто забувають, що ЦСО можна довірити не лише механічні функції, такі як: бухгалтерський облік, фінансова звітність, управління персоналом чи казначейство, але й більш відповідальні види діяльності, що вимагають високої кваліфікації, як наприклад: бізнес-аналіз, управління закупівлями чи юридична підтримка.
Створення ЦСО вимагає суттєвого вкладення коштів і часу, тому варто отримати від ЦСО максимальну користь для організації.
Обмеження
Під час планування впровадження ЦСО всі зіштовхуються з різними обмеженнями, як-от: фінанси, IT-інфраструктура чи обмежені людські ресурси.
Проте готовність відразу ж змиритися з цими обмеженнями, навіть не зробивши спроби їх усунути, може виявитись саме тим фактором, у якому полягає різниця між ЦСО світового рівня і тим, який просто «працює».
Період планування і впровадження ЦСО – найкращий час для того, щоб детально розглянути ситуацію і спробувати подолати помітні обмеження.
Обов’язково потрібно проаналізувати обмеження і подивитись, чи не можна, хоча б на трохи, вийти за межі обмежень, які здаються такими жорсткими. Завжди знайдеться можливість для інвестування в технології, що дозволить подолати обмеження.
Перехідний період
В ідеальному світі ЦСО виникає відразу ж після затвердження керівництвом і перерізання червоної стрічки фінансовим директором та починає працювати на всі 100% наступного дня.
Але, на жаль, наш світ неідеальний, і перехідний період неминучий навіть для найкраще спланованих, продуманих і ефективних ЦСО.
Якщо не приділяти достатньо уваги процесу первинної передачі функцій, так званого пілотного проекту, можуть виникнути серйозні проблеми як під час тиражування, так і після нього.
Перехідний період – дуже важливий етап впровадження ЦСО. Організації витрачають найбільше часу і зусиль на планування та дизайн, проте виділяють недостатньо ресурсів та часу на перехідній період на нову модель управління організацією.
Аналіз ризиків
Будь-який проект, як-то створення нового ЦСО чи інтеграція із вже існуючим, може натрапити на ті чи інші ризики. Дуже важливо на стадії планування ідентифікувати всі можливі ризики, проаналізувати та підготувати детальну матрицю ризиків.
Наприклад, ризик втрати людей, які першопочатково виконували бухгалтерські функції на місцях або ризик втрати досвіду, історії операцій і логіки бізнесу, які мали місце в регіонах. Відсутність в організації контролю і управлінні ризиками може призвести до неприємних сюрпризів та помилок.
Аналіз витрат на етапі планування
На етапі проведення техніко-економічного обґрунтування потрібно дуже ретельно розрахувати вартість створення ЦСО. Але слід враховувати не лише витрати на впровадження (консалтинг, вдосконалення ERP-системи), операційні витрати з утримання ЦСО не менш важливі, наприклад: вартість оренди і утримання офісу, витрати на персонал, зв’язок, транспортування та інші накладні витрати.
Організації часто недооцінюють об’єм витрат на забезпечення поточного контролю, переходу на новий порядок роботи і впровадження моделі ЦСО.
Участь в проекті консультантів та консалтингових компаній
Я б не радив вам планувати та впроваджувати самостійно модель ЦСО з чистого аркуша, а також без залучення консультацій з досвідченими фахівцями, чи тими, хто має практичний досвід впровадження ЦСО (як з боку організації, так і зовнішніх консультантів).
На жаль, в Україні кваліфікованих консультантів можна перелічити на пальцях однієї руки. Незважаючи на це, на ринку Польщі і Росії є досить багато компаній, які допоможуть вам у впровадженні ЦСО.
Зверніть увагу, що рекомендації можуть виглядати узагальненими і застосувати їх на практиці надзвичайно складно, оскільки кожна організація є унікальною.
Щоб правильно організувати роботу у вашому конкретному випадку, вам потрібно спиратися на спільну роботу консультантів та ваші власні знання бізнесу.
Крім того, дуже важливо розуміти, що не існує універсальних методів, що підходять всім без винятку.
Основна задача – адаптувати ЦСО до потреб вашої конкретної організації, а не змінювати організацію відповідно до чийогось уявлення про те, як це повинно працювати. Вибір консалтингової компанії – дуже важливий етап підготовки, проте пам’ятайте, що ніхто не знає ваш бізнес краще ніж ви.
Далі буде…
Антон Новохатній, керівник Центру спільного обслуговування, Gruma EMEA
За матеріалами дослідження SSON News and Analysis
За матеріалами дослідження SSON News and Analysis
За матеріалами: Finance.ua
Поділитися новиною
