Антон Новохатний: зачем современной компании Общий центр обслуживания? — Finance.ua
0 800 307 555
0 800 307 555

Антон Новохатний: зачем современной компании Общий центр обслуживания?

Фондовый рынок
4089
Сегодня главная задача руководителя – это управление изменениями, и в будущем значимость этой роли будет только возрастать. Тем не менее, прежде чем говорить предметно о причинах, целях, преимуществах, недостатках и самых распространенных ошибках во время создания Общего центра обслуживания, я напомню, казалось бы, об очевидных вещах.
Просто вспомните, какими были первые телефоны и какими были первые автомобили? Неуклюжие, большие, малофункциональные. Технический прогресс изменил их до неузнаваемости, и сегодняшнее поколение плохо помнит тот телефон, где надо было крутить барабан, набирая цифры. А с первых малопрактичных медленных паровых автомобилей современная молодежь вообще рассмеется.
Во всем мире цифровые инновации приводят к серьезной перестройке многих процессов, и это позволяет под новым углом посмотреть на модель управления организацией. Несмотря на это, единого перевода Shared service center на украинский язык нет, некоторые переводят как “Центр общего обслуживания”, “Единый центр обслуживания” или даже “Объединенный центр обслуживания”.
Общий центр обслуживания (ОЦО) – это модель функционирования организации, при которой бизнес-процессы, которые повторяются или являются вспомогательными, выводятся из каждого подразделения организации и концентрируются в специальном центре.
Антон Новохатний: зачем современной компании Общий центр обслуживания?
В современном мире скорость обмена информацией и транспортная доступность привела к тому, что расстояния перестали быть преградой. Судите сами, более 75% компаний из рейтинга Fortune 500 в той или иной степени уже реализовали модель ОЦО.
Первые локальные ОЦО создавались для оптимизации отдельных функций, прежде всего, ведения бухгалтерского учета и финансов. Сейчас прослеживается тенденция, когда крупные организации отдают предпочтение многофункциональным ОЦО, что наиболее выгодно для многопрофильных холдингов, финансово-промышленных групп, компаний с широким территориальным покрытием и банков.
Локальные однофункциональные центры предоставляют одну или несколько услуг всем подразделениям организации. В последнее время им на смену приходят локальные многофункциональные ОЦО. Такой подход к созданию ОЦО довольно распространен в крупных государствах (территория и население), как США и РФ, где преимуществами являются прежде всего единая фискальная система и язык.
Что же до региональных ОЦО, то они предоставляют услуги всем подразделениям организации в пределах региона, например, СНГ или Европы. Такие центры располагают географически близко к той стране, в которой ведется основная деятельность.
Глобальные ОЦО предоставляют услуги всем подразделениям организации независимо от расположения, что дает максимальный эффект масштаба.
Антон Новохатний: зачем современной компании Общий центр обслуживания?
Глобальная и региональная централизация применяется многими международными компаниями. Наиболее популярны опять же такие функции, как бухгалтерский учет, управление персоналом и Колл-центры. Управление закупкой, продажей и юридическую поддержку можно централизовать в локальные ОЦО, но довольно трудно в глобальных центрах. Почему? Причина, по моему мнению, на поверхности: хоть языковой барьер и играет не ключевую роль (в Евросоюзе официально 24 языка), однако именно язык вместе с другими культурными различиями надо рассматривать как причину. Ведь иногда нам трудно найти общий язык с близкими людьми, что уж говорить о культурной пропасти и разных темпераментах народов Северной и Южной Европы.
Поэтому я бы рекомендовал обратить внимание прежде всего на процессы, которые легко поддаются стандартизации, могут выполняться дистанционно и предусматривают существенные объемы шаблонных ежедневных операций.
Антон Новохатний: зачем современной компании Общий центр обслуживания?
Юридическая поддержка и Колл-центры, как правило, передаются на аутсорсинг.
Инвестирование компаний в ОЦО и централизация функций являются экономически целесообразными в тех случаях, когда содержание отдельных подразделений дорого обходится организации. Есть возможность переносить центры в регионы с более дешевой рабочей силой. В частности, перенеся функции организации из столицы в ОЦО, который расположен в областном центре, можно более чем на 20-30% сократить расходы на фонд оплаты труда сотрудникам.
Вторая причина – «эффект масштаба»: когда большее количество операций может выполняться меньшим количеством сотрудников. Это позволяет существенно снизить расходы при условии, что все переданные в ОЦО функции являются типичными для каждого подразделения, которое обслуживается в центре. Именно поэтому готовность к стандартизации передаваемых в ОЦО функций очень важна. В процессе перехода на ОЦО-модель организации необходимо будет пройти стандартизацию бизнес-процессов.
В предыдущей статье я кратко перечислил цели, которые ставит организация, создавая ОЦО. Однако преимущества зависят от самой организации и их может быть значительно больше:
  • сокращение затрат на ведение бухгалтерского учета в результате централизации процесса;
  • повышение контроля над функциями, которые передаются в ОЦО;
  • стандартизация бизнес-процессов;
  • снижение рисков, связанных с выполнением функций, которые переданы в ОЦО;
  • повышение качества выполнения функций, переданных в ОЦО;
  • снижение зависимости от собственных сотрудников;
  • улучшение адаптивности к изменениям во внешних условиях;
  • эффективная передача знаний по выполняемым функциям и совершенствование процессов;
  • повышение показателей утилизации ресурсов;
  • доступ высшего руководства к информации, необходимой для принятия стратегических решений;
  • повышение удовлетворенности сотрудников организации вследствие получения внутренних сервисов, которые предоставляет ОЦО;
  • обеспечение прозрачности затрат на выполнение функций, переданных в ОЦО.
Следует учитывать, что создание ОЦО – это всегда индивидуальное решение конкретной организации, после принятия которого следует переориентировать модель управления организации, чтобы сама компания больше концентрировалась на развитии центров прибыли. А вспомогательные и учетные функции были бы переданы ОЦО как отдельной бизнес-единице.
В заключение скажу, что построение ОЦО – довольно затратный процесс, реализация которого требует финансовых инвестиций, времени, технической платформы и квалифицированного персонала.
Продолжение следует…
Антон Новохатний, руководитель Объединенного центра обслуживания, Gruma EMEA
По материалам:
Finance.ua
Если Вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам об этом.

Поделиться новостью

Подпишитесь на нас